• L'attuazione dello scambio elettronico di documenti presso Metro Cash & Carry Ukraine

L'attuazione dello scambio elettronico di documenti presso Metro Cash & Carry Ukraine

METRO GROUP è una delle più grandi aziende di vendita al dettaglio e di commercio all'ingrosso. Uno dei marchi di METRO GROUP, METRO Cash & Carry, dispone di una rete di 750 punti vendita presenti in 29 paesi in tutto il mondo. L'azienda impiega più di 120.000 persone.

Nel 2003, l'azienda è entrata nel mercato ucraino. Attualmente in Ucraina gestisce più di 30 punti di vendita METRO che collaborano con oltre 2.100 fornitori.

La soluzione adottata

Comarch EDI

Comarch EDI è una piattaforma scalabile e configurabile che consente di ottimizzare i processi all'interno dell'intera catena di distribuzione.

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L'attuazione dello scambio elettronico di documenti presso Metro Cash & Carry Ukraine

EDI ORDERS (ORDINE):

  • 94% di tutti gli ordini
  • 1.000 fornitori
  • ottimizzazione del lavoro nei magazzini del 32%

EDI RECADV (CONFERMA DI RICEVIMENTO):

  • per oltre il 61% delle merci ricevute
  • informazioni immediate sulle quantità e numeri GR
  • maggiore correttezza delle fatture (le incomprensioni possono essere risolte in anticipo)

EDI DESADV (AVVISO DI SPEDIZIONE):

  • 87% di tutti gli ordini
  • ottimizzazione del ricevimento della merce del 35%
  • riduzione del lavoro manuale nei magazzini

EDI INVOIC - EDI INVOIC INSIEME AI DOCUMENTI CARTACEI

  • 69% delle fatture EDI
  • aumento della velocità del controllo del 35%

La situazione prima dell'attuazione di EDI

 

Sia in Ucraina che in altri paesi, METRO GROUP presta particolare attenzione alla possibilità di utilizzare soluzioni innovative per ottimizzare i processi relativi alla filiera (Supply Chain). Le regole per lo scambio elettronico di documenti e i suoi indubbi vantaggi derivanti dal rapido scambio di informazioni aziendali, privo di errori e sicuro, soddisfano pienamente le esigenze di ottimizzazione della comunicazione della rete e dei suoi fornitori. Per questo motivo METRO Cash & Carry Ucraina ha deciso di sfruttare le opportunità offerte dalla tecnologia EDI.

L’eliminazione degli errori nel processo di preparazione degli ordini, riducendo il tempo tra l'invio dell'ordine e la consegna, la sicurezza che il documento arriverà al destinatario, e anche l’aumento del livello di sicurezza delle attività di scambio di informazioni di business sono i principali vantaggi per i quali METRO ha deciso di attuare il progetto di scambio elettronico di dati.

 

Realizzazione del progetto

 

L’inizio del progetto è stato segnato dall’introduzione nel 2006 del primo tipo di documento elettronico - ORDER (ordine). Dalla sua attuazione nel 2009, al progetto sono stati collegati circa 500 fornitori. Sono stati introdotti i seguenti tipi di documenti:

  • Ordine - ORDER- elaborazione di ordini in forma elettronica (2006).
  • Avviso di spedizione - DESADV - documento elettronico con l’informazione sulla merce spedita (2008).
  • Conferma di ricevimento della merce - RECADV - documento con il quale la rete informa i fornitori delle merci effettivamente ricevute (2009).
  • lettera di vettura - lettera di vettura elettronica; il documento viene creato dal fornitore delle merci in base all’ordine e comprende informazioni sulla merce effettivamente consegnata, sul suo valore, oltre al numero dell’ordine in base al quale viene realizzata la consegna(2009).

Dal 2008, all’interno della rete commerciale è stato introdotto un ulteriore strumento - Comarch EDI Walidator per lettere di vettura (INVOIC), che permette di verificare la correttezza dei dati in un documento elettronico, secondo la sua struttura e il contenuto. L’informazione con la descrizione dell’errore viene trasmessa al cliente all’indirizzo e-mail o attraverso l'interfaccia web Comarch EDI.

Un’ altra questione importante per METRO Cash & Carry era la possibilità di tracciare la circolazione dei documenti inviati, che, tra le altre cose, avrebbe permesso di assicurarsi che gli ordini arrivassero al destinatario. In risposta a questa richiesta, la rete METRO è stata dotata di un ulteriore strumento, Comarch EDI Tracking, che fornisce una serie di informazioni, tra cui ad esempio informazioni sullo stato del documento.

Un altro modulo introdotto nella rete commerciale è stato il modulo Comarch EDI di Reporting. Ha permesso a METRO Cash & Carry di rilevare in tempo reale le discrepanze riguardanti i prodotti tra ordini e fatture. Inoltre, questa soluzione ha permesso alla rete commerciale di monitorare il livello percentuale di generazione dai fornitori dei documenti di retroazione (DESADV, INVOIC) per gli ordini ricevuti e, a seconda del risultato, ha permesso anche l'utilizzo di diversi strumenti per motivare i fornitori a inviare i documenti di feedback.

 

Vantaggi

 

La transizione verso EDI ha portato alla rete commerciale METRO i seguenti vantaggi:

  • Trasmissione affidabile di documenti e disponibilità 24 ore al giorno
  • Standardizzazione dei documenti aziendali
  • Limitazione del numero di errori risultanti dall’elaborazione manuale dei documenti
  • Migliore collaborazione con i fornitori
  • Ottimizzazione dei processi di consegna
  • Riduzione dei costi amministrativi associati alla gestione dei documenti

Opinione del cliente sul progetto

 

”La nostra rete di vendita da ormai otto anni utilizza il sistema di scambio elettronico dei dati che ottimizza la collaborazione con i fornitori.

 

Attualmente, la percentuale di ordini che vengono trasmessi utilizzando EDI supera il 96%. Ecco cosa abbiamo ottenuto mediante l'attuazione di EDI:

• conversione di 2,5 milioni di documenti cartacei in documenti elettronici
• trasmissione stabile di dati
• trascrizione corretta dei codici a barre nel sistema, migliorando anche il lavoro della zona casse
• standardizzazione della documentazione, comprensibile per entrambe le parti
• riduzione del numero di errori associati all'immissione di informazioni nel sistema sia da parte della rete commerciale, nonché dal fornitore • riduzione delle operazioni manuali al ricevimento delle merci grazie agli avvisi di caricamento (DESADV)
• accelerazione del processo di ottenimento delle informazioni sulle merci ricevute e, di conseguenza, l'accesso anticipato ai documenti opportunamente preparati.

Il sistema ha permesso di ottimizzare il lavoro sia della rete commerciale che del fornitore. Abbiamo in programma l’ampliamento della gamma dei documenti utilizzati in EDI."

 

Kira Jamkovaja, Supply Chain Management, Metro Cash&Carry Ukraine

 

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