Cos'è la gestione elettronica dei documenti

 

 

 

Le aziende affrontano oggi la sfida di gestire in modo efficiente ed integrato tutte le informazioni e i processi di business con volumi crescenti di dati e documenti aziendali. I sistemi di Enterprise Content Management (ECM) consentono un approccio sinergico a processi, dati e documenti.

 

Questi sistemi, come Comarch ECM, permettono di gestire in modo coerente ed efficiente i documenti e i relativi processi di business. In questo modo l’azienda ha la possibilità di registrare i documenti indipendentemente dal loro formato, archiviarli in modo sicuro e accedere rapidamente al loro contenuto in relazione ai compiti derivanti dalla realizzazione del processo di business.

Comarch ECM permette di elaborare e gestire la documentazione relativa a processi aziendali quali la liquidazione delle fatture, i processi di acquisto, i processi HR, la gestione dei contratti e/o la gestione dei dati master (master data management). Questo consente di semplificare e automatizzare i processi che si basano sul flusso di documenti nell'osservanza dei requisiti di legge.

Registrazione dei documenti

 

Comarch ECM consente l'acquisizione efficiente e rapida dei documenti, indipendentemente dalla loro fonte di origine. In quest'are, il sistema utilizza:

  • riconoscimento del testo di documenti non strutturati grazie alla tecnologia OCR (Optical Character Recognition) associata all'indicizzazione automatica dei documenti
  • motore di apprendimento OCR (assenza di modelli)
  • importazione automatica dei dati (file, EDI, integrazione con sistemi esterni)
  • upload di documenti dal disco tramite la funzione Drag&Drop
  • importazione in massa di documenti
  • integrazione con i server di posta elettronica/fax e archiviazione automatica degli allegati di posta elettronica
  • integrazione con MS Office, MS Outlook

Registrazione dei documenti

DMS

 

Comarch ECM consente di organizzare tutti i tipi di documenti in un unico archivio elettronico che permette una gestione e un controllo efficiente dei documenti, nonché un facile accesso agli stessi.

Nell'ambito di DMS Comarch ECM offre:

  • ampie possibilità di organizzazione dei documenti (registrazione di documenti, cartelle private, pubbliche, e-cartelle)
  • modifica del formato – conversione file da un formato all'altro (anche immagini)
  • versioning dei documenti, gestione degli accessi e della cronologia
  • ricerca rapida, a testo integrale, in logica fuzzy e multicriteri
  • archiviazione conforme ai requisiti di legge
  • integrazione con MS Office

BPM

 

Comarch ECM permette di gestire in modo efficiente i processi di business in ogni area dell'attività aziendale. I processi sono definiti all'interno della progettazione grafica dei processi e i lavori sono svolti dai partecipanti al processo nell'ambito di funzioni e code di lavoro. Il sistema permette di avviare automaticamente i processi in base a un'ampia varietà di eventi aziendali.

Comarch ECM realizza BPM utilizzando:

  • motore di workflow efficiente
  • progettazione grafica dei processi
  • gestione delle scadenze e delle principali tappe (milestone)
  • escalation di attività
  • monitoraggio dei processi
  • meccanismi di integrazione
  • processi ad hoc

Reporting

 

Comarch ECM permette di generare report in base ai dati provenienti dall'archivio, ai documenti e ai processi. Grazie a questo le aziende possono facilmente monitorare l'efficacia dei processi, individuare ed eliminare i colli di bottiglia.

Funzionalità principali:

  • report BPM realizzati con un'interfaccia standard
  • modulo dedicato di Business Intelligence
  • numerose possibilità di reporting dei dati provenienti da documenti e processi
  • relazioni periodiche o su richiesta
  • cubi OLAP per l'integrazione con BI

Reporting

Integrazioni

 

L'integrazione all'interno di Comarch ECM prevede uno scambio bidirezionale di dati con i sistemi già esistenti all'interno dell'azienda attraverso le connessioni predisposte (ad esempio Comarch ERP, SAP) e i meccanismi di integrazione predefiniti. Il processo permette inoltre di archiviare automaticamente la posta elettronica e i fax, nonché di eseguire l'integrazione con i servizi directory per l'accesso automatico al sistema e per la presentazione della gerarchia organizzativa. In aggiunta, lo standard CMIS permette di accedere e scambiare documenti con altri archivi/sistemi ECM e/o DMS.

Possibilità di Comarch ECM nel campo dell'integrazione:

  • integrazioni con sistemi ERP, FK, HR, logistici e piattaforme B2B (ad esempio EDI)
  • integrazione con i server di posta elettronica/fax
  • plug-in per MS Office
  • integrazione con Active Directory/LDAP
  • integrazione con MS SharePoint
  • possibilità di utilizzare un ricco set di API 
  • implementazione dello standard CMIS

Integrazioni

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