AI e e-Invoicing: ottimizzare i processi e ridurre i costi

Indice degli argomenti:

• Introduzione
• Scenari complessi in cui l’AI è uno strumento efficace 
• Le funzionalità chiave delle soluzioni Comarch
• I benefici per l'azienda
• Come l'intelligenza artificiale sta trasformando la gestione delle fatture elettroniche: le indicazioni di IDC

Introduzione

La fatturazione elettronica è un passo fondamentale verso l'ottimizzazione dei processi per l'emissione e la ricezione dei flussi fattura. Tuttaiva, sono ancora molte le situaizoni in cui le aziende sono costrette a gestire flussi fattura in modalità destrutturata. Queste casistiche possono essere di natura tecnologica, come ad esempio la non adozione di linguaggi EDI, o normativa, nel caso in cui non esista ancora una regolamentazione specifica che imponga alle aziende la predisposizione di formati e flussi digitali.

In questo articolo analizzeremo scenari complessi in cui l’AI può giocare un ruolo da assoluta protagonista per la semplificazione dei processi delle aziende. Nello specifico andremo a indagare come l’AI è in grado di automatizzare gran parte delle attività manuali legate alla gestione delle fatture e di altre tipologie documentali, anche destrutturate, dalla loro acquisizione e classificazione, fino all’importazione sui sistemi e la successiva contabilizzazione. 

Scenari complessi in cui l’AI è uno strumento efficace 

Abbiamo parlato di barriere tecnologiche e normative in cui l’AI può avere un ruolo cruciale nei processi di gestione della fatturazione elettronica. Da un punto di vista normativo, alcune regolamentazioni specifiche possono facilitare e spingere le aziende verso l’adozione di linguaggi strutturati e digitali. In Italia, ad esempio, le organizzazioni sono state obbligate a gestire linguaggi XML per l'invio e la ricezione di flussi fattura attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).

Ancora oggi però le fatture estere nel panorama Italiano, possono essere recapitate al destinatario in formati PDF, imponendo alle stesse aziende l'impiego di risorse uomo per controlli e verifiche prima della loro registrazione sui sistemi. In altri paesi non ancora regolamentati, questo discorso si accentua ancora di più, molte aziende utilizzano formati non digitali come principale metodo di interscambio dati.

Da un punto di vista tecnologico invece, i linguaggi EDI potrebbero tamponare la mancanza di una regolamentazione specifica, ma non tutte le aziende sono ancora predisposte per la gestione di questi flussi digitali. Per questa ragione l’AI può essere sicuramente uno strumento utile per efficientare i processi di gestione di fatture o altra tipologia documentale non in formato digitale, offrendo alle aziende la possibilità di automatizzare anche la gestione di formati PDF. 

Le funzionalità chiave delle soluzioni Comarch

Le soluzioni Comarch per l'e-Invoicing, sono soluzioni modulari gestibili attraverso soluzioni EDI, Portali Web e moduli OCR potenziati dall'intelligenza artificiale, che offrono un ventaglio di funzionalità e possibilità avanzate che rivoluzionano la gestione dei documenti elettronici. Il grande obiettivo è quello di confrontarsi con un eterogeneità di possibili scenari e digitalizzare tutti i flussi fattura in ingresso e uscita dall’organizzazione.

Per quanto riguarda la gestione dei documenti destrutturati, le soluzioni Comarch sono in grado di integrare:

• Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) avanzato: Grazie all'applicazione di reti neurali convoluzionali, l'OCR di Comarch è in grado di estrarre con estrema precisione dati da una vasta gamma di formati documentali, anche quelli più complessi o degradati. L'AI permette di gestire layout variabili, font diversi e persino scritte a mano, garantendo un estrazione dati accurata e completa.
• Classificazione automatica delle fatture: Utilizzando algoritmi di machine learning, le soluzioni Comarch qualificano automaticamente le fatture in base a una molteplicità di criteri, come il fornitore, il tipo di bene o servizio, la data di emissione e la valuta. Questa classificazione automatica, affinata costantemente grazie al feedback dell'utente e all’autoapprendimento della soluzione, consente di indirizzare le fatture ai processi corretti in modo rapido ed efficiente.
• Verifica della conformità: L'AI integrata nelle soluzioni Comarch permette di verificare la conformità delle fatture con altre tipologie documentali gestite lungo il processo, come ad esempio gli ordini acquisto, in modo di identificare eventuali discrepanze o errori, garantendo la massima coerenza e velocità del processo fino al successivo pagamento.
• Analisi predittiva: Basandosi su dati storici, l'AI può prevedere potenziali anomalie, come fatture doppie, importi errati o ritardi nei pagamenti. Questa capacità proattiva consente di intervenire tempestivamente, minimizzando i rischi e ottimizzando i processi.

I benefici per l'azienda

L'adozione delle soluzioni Comarch per l'e-Invoicing, basate sull'intelligenza artificiale, porta una serie di vantaggi tangibili per le aziende:

• Riduzione dei costi: L'automazione dei processi di gestione delle fatture elettroniche consente di ridurre significativamente i costi operativi, grazie alla diminuzione del lavoro manuale, degli errori e l'ottimizzazione dei flussi di lavoro
• Aumento dell'efficienza: L'AI accelera notevolmente i tempi di elaborazione delle fatture, permettendo di ottenere informazioni finanziarie accurate e aggiornate in tempo reale. Ciò si traduce in una maggiore agilità e consapevolezza decisionale
• Maggiore visibilità sui dati: Le soluzioni Comarch offrono una visione completa e dettagliata dei dati relativi alle fatture, consentendo di individuare trend, analizzare i comportamenti dei fornitori i. Questa maggiore trasparenza facilita la presa di decisioni strategiche e supporta l'analisi dei costi.

Come l'intelligenza artificiale sta trasformando la gestione delle fatture elettroniche: le indicazioni di IDC

Il report IDC FutureScape del 2025 dipinge un quadro chiaro del mercato, dominato dall'intelligenza artificiale. L'automazione dei processi, inclusa la gestione delle fatture elettroniche, è al centro di questa trasformazione. Come sottolineato da IDC, le aziende che investono in soluzioni AI-driven per la gestione delle fatture possono aspettarsi una significativa riduzione dei costi operativi, un miglioramento della precisione dei dati e una maggiore agilità decisionale. Questi benefici sono in linea con le previsioni di IDC che vedono un futuro in cui l'AI sarà sempre più integrata in ogni aspetto del business delle aziende.

In conclusione, l'intelligenza artificiale sta rivoluzionando il modo in cui le aziende gestiscono le proprie finanze. L'automazione dei processi di fatturazione, resa possibile dall'AI, offre numerosi vantaggi, tra cui la riduzione dei costi, il miglioramento dell'accuratezza dei dati e una maggiore agilità decisionale. Se desideri saperne di più su come le soluzioni di e-Invoicing basate sull'AI possono trasformare il tuo business, non esitare a contattarci. Saremo lieti di offrirti una consulenza personalizzata e di aiutarti a individuare la soluzione più adatta alle tue esigenze.

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