e-Procurement: una guida a cause e vantaggi dell'approvvigionamento digitale

• Hai mai avuto la sensazione di essere sopraffatto dal numero di documenti che devi compilare e poi seguire nel loro flusso? 
• Ti viene mai la sensazione che la tua vita lavorativa sarebbe molto più semplice ed efficace se non dovessi controllare e convalidare tutto da solo? 
• Quante volte le tue transazioni commerciali più importanti sono state messe in pericolo perché gli ordini di acquisto o le fatture sono rimasti bloccati nella casella di posta di qualcuno?
• Forse stai cercando risposte sull'e-procurement, o linee guida per aiutarti a comprendere molti sistemi di e-procurement. 
  
  

Se gestisci processi di approvvigionamento nella tua vita professionale e ti riconosci in queste situazioni, dovresti sicuramente approfondire le informazioni sul processo di e-procurement e i suoi vantaggi, raccolti in questo articolo.

Cos'è l'e-procurement?

L'e-procurement è la gestione elettronica di tutte le attività nel processo di approvvigionamento fino al pagamento, che avviene attraverso piattaforme online. Consente lo scambio di documenti aziendali tra i sistemi interni ERP dell'azienda e tutte le parti coinvolte in questa procedura. Tutti i documenti vengono inviati e ricevuti in formato elettronico, e l'intero processo di approvvigionamento è automatizzato.

Oggi è fondamentale che le soluzioni di e-procurement includano anche l'integrazione con una piattaforma centralizzata stabilita dai governi per la fatturazione elettronica e la segnalazione elettronica in determinati paesi (ad esempio KSeF in Polonia e PPF in Francia). Le soluzioni devono essere conformi alla normativa legale vigente.

Quali sono le fasi del processo di approvvigionamento?

Il processo di approvvigionamento è molto più complesso rispetto al semplice acquisto di beni e servizi. Le sfide per i team di approvvigionamento ben organizzati variano a seconda del settore. C'è la necessità di monitorare le richieste di acquisto, negoziare transazioni commerciali con condizioni contrattuali vantaggiose, mantenere le relazioni con i fornitori e, naturalmente, si tratta di bilanciare le spese e gli investimenti, per citare solo alcune delle difficili attività che fanno parte del processo di approvvigionamento.

Si potrebbe dire che il ciclo tradizionale di approvvigionamento inizia con la creazione degli ordini di acquisto in base alle esigenze dell'azienda e termina con il pagamento delle fatture. Tuttavia, l'intero processo di approvvigionamento include anche il monitoraggio della domanda, la gestione dei contratti, l'implementazione delle strategie, il processo di acquisto e il controllo del budget e la segnalazione. Tutte queste azioni sono passaggi nel ciclo di approvvigionamento fino al pagamento (P2P).

Inoltre, queste attività richiedono un numero significativo di documenti che devono essere scambiati quotidianamente, come proposte d'ordine e ordini di acquisto, avvisi di spedizione, fatture, dettagli dei fornitori, rapporti di inventario e così via.

Con la transizione digitale che avviene rapidamente nelle economie globali, ci troviamo ora in una situazione in cui i processi di approvvigionamento e tutti i documenti coinvolti sono stati trasferiti in formato elettronico e l'intera procedura è automatizzata. Di conseguenza, il termine e-procurement è diventato ampiamente utilizzato.

Qual è il collegamento tra il dipartimento di approvvigionamento e la gestione della supply chain?

Il dipartimento di approvvigionamento di un'azienda deve essere in contatto diretto con la gestione della supply chain. Richiede la perfetta coordinazione dei processi interni e la collaborazione di entrambi i dipartimenti.

Possiamo definire la supply chain come una sequenza di tutte le attività che sono rilevanti per i prodotti e i servizi di un'azienda per arrivare agli utenti finali.

Comprensibilmente, la gestione della supply chain garantisce che l'intero processo di produzione e consegna dei beni ai clienti finali venga condotto nel modo più efficiente possibile.

Da questo punto di vista, si può percepire il ciclo di approvvigionamento come uno degli aspetti della gestione della supply chain. Il processo di approvvigionamento tradizionale si concentra infatti sull'acquisizione delle forniture necessarie per gestire le attività aziendali.

Di contro, la supply chain si occupa di trasformare queste forniture in prodotti pronti e di distribuirli ai clienti.

Le attività della supply chain e i processi di approvvigionamento sono simili in molti modi. Entrambi possono essere considerati processi digitali.

Quali sono i motivi per l’adozione dell'e-procurement?

Si capisce facilmente che l'e-procurement fa parte della dinamica di digitalizzazione dei processi aziendali. Perché digitalizzare i processi di approvvigionamento?

1. Pressione per la qualità

Per cominciare, le questioni che sono più vicine a tutti nell'ambiente professionale, indipendentemente dal settore di attività, dipendono fortemente dallo scambio efficace di informazioni tra partner commerciali, che va dalla sincronizzazione dei dati di base, attraverso la gestione degli ordini e dei contratti, fino alla consegna, ricezione, trattamento delle fatture e ai pagamenti.

Più vuoi che la tua azienda cresca, più relazioni devi mantenere con un alto livello di qualità e professionalità. Ciò può essere garantito dall'assenza di errori in ogni fase del processo aziendale. Questo è il motivo per cui le aziende cercano sistemi elettronici che li aiutino a convalidare l'accuratezza di ogni documento e a supportare vari canali di comunicazione tra diverse parti.

2. Maggiore efficienza e minori costi

Pensiamo al processo manuale di un'attività critica per ogni azienda come l'emissione di una fattura:

• L'acquirente crea l'ordine di acquisto
• La fattura deve essere inviata via e-mail a un fornitore
• Il fornitore inserisce manualmente questo ordine e crea una fattura
• In molti casi, una fattura deve essere approvata da diversi dipartimenti, come il responsabile della contabilità o delle finanze
• Solo in seguito la fattura può essere inviata a un acquirente

Senza l'e-procurement, questa procedura coinvolge diverse persone ed è lenta, e soggetta a errori.

Un’altra spinta per la digitalizzazione è la necessità di aumentare l'efficienza e velocizzare i processi interni, garantendo al contempo risparmi di costi attraverso la riduzione della burocrazia, e l'automazione.

3. Requisiti aziendali globali

Preso da una prospettiva più ampia, l'e-procurement può anche essere visto come parte della tendenza verso la fatturazione elettronica e la segnalazione elettronica che si sta diffondendo in tutto il mondo. Più di 50 paesi hanno già implementato la fatturazione e/o la segnalazione elettronica. Possiamo prevedere che questa tendenza si espanderà nel prossimo futuro. Ha già causato alcune sfide per le aziende che operano a livello globale.

4. Obblighi legali

Gli standard e i requisiti per la fatturazione elettronica differiscono in ciascun paese. È difficile stare al passo con le regole in continua evoluzione. L'IVA e la conformità legale sono tra i processi più difficili per le aziende internazionali. Questo spinge la necessità di scegliere una soluzione per lo scambio elettronico di dati che soddisfi e mantenga i requisiti di conformità.

Qual è il collegamento tra EDI (scambio elettronico di dati) e e-procurement?

Considerando tutto quanto detto sopra, è evidente che l'e-procurement e lo scambio elettronico di dati (EDI) sono simili. Storicamente parlando, i servizi EDI sono nati prima degli strumenti di e-procurement, e sono stati sviluppati per coprire ogni fase del processo di approvvigionamento, fino al pagamento come lo conosciamo oggi. Attualmente, con il giusto fornitore di scambio elettronico di dati, è possibile digitalizzare tutte le procedure di approvvigionamento, incluse la fatturazione e la segnalazione elettronica.

Vantaggi dell'e-procurement

I processi di approvvigionamento sono tanto vitali quanto impegnativi per ogni azienda. Ogni miglioramento in questa area dovrebbe essere molto benvenuto. Ecco i principali vantaggi ottenibili tramite l'implementazione dell'e-procurement:

• Automazione dei processi di approvvigionamento e flusso di documenti senza carta, il che significa riduzione dei costi
• Aumento della liquidità e dell'efficienza tramite l'elaborazione più rapida dei documenti
• Protezione contro le frodi attraverso numerose verifiche automatizzate
• Miglioramento delle relazioni aziendali, grazie all'alto livello di qualità dei documenti e al più rapido scambio di informazioni
• Conformità legale

Cosa valutare nella ricerca di soluzioni di e-procurement?

Per assicurarti che il tuo sistema di e-procurement sia sempre perfettamente adattato alle esigenze della tua azienda e ottimizzato, è altamente consigliabile il supporto di un fornitore esperto e affidabile. Ecco alcune funzionalità che ogni azienda dovrebbe considerare essenziali nelle proprie soluzioni di e-procurement:

1. La piattaforma di e-procurement scelta dovrebbe sicuramente avere la capacità e la flessibilità di crescere insieme alla tua azienda. Il sistema di e-procurement ideale garantisce un'agevole adattabilità alle esigenze che tendono a cambiare nel tempo e in un contesto internazionale, inclusa la conformità legale.
2. Perché la tua azienda possa beneficiare di sistemi elettronici per lo scambio di documenti, è obbligatoria la verifica automatica della correttezza dei dati.
3. Lo scopo principale degli strumenti di e-procurement è la comunicazione senza interruzioni all'interno dei processi azienda-azienda.
4. Per questo motivo, la soluzione per la tua azienda dovrebbe consentire la traduzione in qualsiasi formato.
5. Integrazione tramite canali di comunicazione multipli, in base alle tue esigenze e a quelle dei tuoi partner.
    

E’ inoltre importante che il tuo fornitore ti supporti durante l'integrazione dei dati e dei partner con elevata competenza e best practice.

La piattaforma Comarch è il risultato di 30 anni di esperienza nella fornitura di servizi di scambio elettronico di dati ai nostri clienti. Comarch EDI ha dimostrato le sue funzionalità e affidabilità attraverso una serie di progetti di successo e clienti soddisfatti.

Valuta le esigenze della tua azienda e trova il modo ideale per digitalizzare il processo di approvvigionamento che le soddisfi tutte.