Le nuove normative sulla Fatturazione Elettronica in Belgio: un approfondimento

Indice degli argomenti:

• Un'opportunità per le aziende: compliance e digitalizzazione
• Descrizione delle nuove normative
• Date di obbligatorietà e soggetti impattati
• Formati e canali di trasmissione della fatturazione elettronica
• Periodo di conservazione delle fatture elettroniche
• Sanzioni per la non conformità
• Come Comarch può supportarti nella gestione della fatturazione elettronica
• Conclusione

Dal 1° gennaio 2026, tutte le aziende belghe operanti nel settore B2B dovranno adottare la fatturazione elettronica obbligatoria. Questa transizione non rappresenta solo un cambiamento normativo, ma una trasformazione radicale nel modo in cui le imprese gestiscono i loro flussi finanziari, garantendo maggiore efficienza, compliance fiscale e una riduzione dei rischi di frode e sanzioni.

Dietro questa decisione vi è una chiara volontà del governo belga di modernizzare il sistema fiscale e allinearsi alle migliori pratiche europee, utilizzando il sistema Hermes per il B2B e Mercurius per il B2G. Il modello scelto è un sistema clearance, il che significa che le aziende dovranno dotarsi di soluzioni integrate alle piattaforme citate per l’emissione e la ricezione dei flussi fattura.

L'adozione della fatturazione elettronica offre numerosi vantaggi, tra cui una maggiore automazione dei processi, una riduzione significativa dei costi operativi e un migliore controllo del capitale circolante. Tuttavia, la transizione richiede un’attenta pianificazione per evitare sanzioni, che in Belgio possono arrivare fino al 200% dell'IVA dovuta per mancata emissione di fatture elettroniche.

Questo articolo analizza nel dettaglio il nuovo quadro normativo, le opportunità strategiche per le imprese e le soluzioni tecnologiche più efficaci per garantire un’adozione fluida e conforme alle nuove regole.

Se vuoi approfondire l’evoluzione della fatturazione elettronica in Europa, scopri anche le normative in altri paesi:

• Le nuove normative sulla Fatturazione Elettronica in Polonia: un approfondimento
• Le nuove normative sulla Fatturazione Elettronica in Francia: un approfondimento
• Le normative sulla Fatturazione Elettronica in Germania dal 2025

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Un'opportunità per le aziende: compliance e digitalizzazione

L’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria in Belgio rappresenta una tappa fondamentale nella trasformazione digitale delle imprese, allineandosi alle iniziative europee per il contrasto all'evasione fiscale e la modernizzazione dei processi amministrativi. Questa transizione, che entrerà in vigore dal 1° gennaio 2026, non si limita a un semplice adeguamento normativo: è un cambiamento strutturale che ridefinisce le modalità con cui le aziende operano e interagiscono con le autorità fiscali.

Le nuove regole prevedono l’adozione dello standard PEPPOL per la gestione della fatturazione elettronica in Belgio, garantendo un'infrastruttura sicura e interoperabile per lo scambio di documenti tra aziende e Pubblica Amministrazione.

Per facilitare la transizione, il governo belga mette a disposizione diverse piattaforme:

• Mercurius: il sistema obbligatorio per tutte le transazioni con la Pubblica Amministrazione (B2G), che funge da punto di accesso per l’invio e la ricezione delle fatture.
• Hermes: una piattaforma gratuita offerta dal governo per le aziende che non dispongono di un provider di fatturazione elettronica, semplificando la gestione delle transazioni B2B.

Oltre a queste soluzioni governative, le imprese possono scegliere di affidarsi a provider certificati PEPPOL per garantire una gestione efficiente e conforme della fatturazione elettronica.

Per un approfondimento dettagliato e un'illustrazione del processo, è possibile consultare questa risorsa.

 
L'obiettivo di questa riforma non si limita alla digitalizzazione del processo di emissione e ricezione delle fatture: introduce nuovi standard rigorosi per la struttura dei dati, la verifica dell'autenticità dei documenti e la conservazione digitale sicura, con un periodo minimo di 7 anni.

Un cambiamento necessario: compliance e competitività

L’implementazione del modello clearance in Belgio assicura che ogni fattura venga validata prima della sua emissione, riducendo drasticamente il rischio di discrepanze e migliorando il controllo fiscale. Secondo dati di mercato, nei paesi dove la fatturazione elettronica è obbligatoria, si registra una riduzione media del 40% nei costi amministrativi e un miglioramento del cash flow aziendale grazie alla gestione più efficiente dei pagamenti​.

Tuttavia, non conformarsi a questa normativa avrà un costo elevato: le aziende che non emetteranno fatture elettroniche conformi alle specifiche richieste potranno incorrere in sanzioni fino al 200% dell’IVA dovuta o in multe comprese tra 50 e 5.000 euro per irregolarità tecniche​.

Descrizione delle nuove normative

Dal 1° gennaio 2026, tutte le aziende belghe dovranno adottare lo standard Peppol per la gestione della fatturazione elttronica In Belgio e utilizzare Mercurius per le transazioni con la Pubblica Amministrazione (B2G) e Hermes per le fatture B2B.

Questa riforma non riguarda solo l'invio e la ricezione delle fatture, ma introduce anche standard stringenti per la struttura dei dati, la verifica dell'autenticità e la conservazione digitale.

Date di obbligatorietà e soggetti impattati

L’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria in Belgio non si limita a un cambiamento normativo, ma si inserisce in una più ampia strategia europea di digitalizzazione dei processi fiscali. Per garantire un sistema efficace, sicuro e interoperabile, il Belgio ha adottato formati standardizzati e canali di trasmissione conformi agli standard UE, semplificando l’integrazione con i sistemi aziendali e migliorando la connettività tra imprese e pubblica amministrazione.

L'adozione della fatturazione elettronica in Belgio seguirà un calendario graduale:

• Gennaio 2026: obbligo di emissione e ricezione per tutte le aziende B2B.
• Dal 2026 in poi: possibilità di estensione ai settori B2C in fasi successive.

Tutte le aziende soggette a IVA in Belgio saranno coinvolte, compresi i soggetti esteri con partita IVA belga. Alcune eccezioni potrebbero essere previste per specifiche categorie di operatori.

Formati e canali di trasmissione della fatturazione elettronica

Uno degli aspetti più critici della digitalizzazione dei processi fiscali è l’uniformità dei dati. Per garantire la massima interoperabilità tra sistemi IT, ERP e piattaforme governative, il Belgio utilizzerà formati standard riconosciuti a livello europeo, assicurando una gestione efficiente e conforme delle fatture elettroniche.

I principali formati adottati sono:

• PEPPOL BIS 3.0 – Un formato XML basato su UBL (Universal Business Language), sviluppato all’interno del network PEPPOL. Questo standard consente uno scambio sicuro e conforme di documenti elettronici tra aziende e pubbliche amministrazioni, riducendo le complessità tecniche e garantendo l'interoperabilità tra sistemi diversi. L'adozione di PEPPOL è in crescita a livello globale, come dimostra il riconoscimento di Comarch come fornitore certificato PEPPOL in Malesia. Scopri di più.
• Formato CEN – Un altro standard europeo per la fatturazione elettronica. In Belgio, tuttavia, questo formato viene utilizzato solo per lo scambio di fatture fuori dal network PEPPOL, mentre all'interno di PEPPOL BIS 3.0 è il riferimento principale. Il formato CEN è ampiamente adottato in diversi paesi europei, come la Germania. Per ulteriori dettagli sullo standard CEN, puoi consultare questa risorsa.

L'adozione di questi standard consente alle aziende di ridurre la complessità tecnica, garantire la compatibilità con i principali software gestionali e migliorare la precisione dei dati trasmessi, contribuendo così a una gestione fiscale più efficiente.

Canali di trasmissione

Per garantire un flusso di dati sicuro, tracciabile e conforme ai requisiti normativi, il Belgio ha implementato una rete di canali di trasmissione digitale che consente di gestire la fatturazione elettronica in modo strutturato e automatizzato. Questi canali permettono alle aziende di emettere, ricevere e archiviare le fatture in conformità con gli standard europei, riducendo il rischio di errori e semplificando i processi amministrativi.

Ecco i principali sistemi utilizzati:

• Mercurius (B2G) – La piattaforma governativa obbligatoria per la trasmissione delle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione (Business-to-Government). Mercurius funge da punto di accesso per tutte le transazioni con enti pubblici, garantendo la validazione in tempo reale delle fatture, una maggiore trasparenza fiscale e una gestione più efficiente dei pagamenti.
• Hermes (B2B) – Un portale governativo messo a disposizione delle aziende belghe che non dispongono di un provider di fatturazione elettronica certificato. Hermes facilita lo scambio di fatture tra imprese (Business-to-Business), offrendo un'opzione gratuita per conformarsi alle nuove normative senza dover integrare soluzioni di terze parti.
• PEPPOL – Il principale canale di trasmissione per la fatturazione elettronica in Belgio e in Europa. PEPPOL è una rete internazionale interoperabile che consente alle aziende e alle pubbliche amministrazioni di scambiarsi documenti elettronici in modo sicuro e standardizzato. Tutte le fatture elettroniche in Belgio dovranno essere trasmesse attraverso PEPPOL BIS 3.0, il formato XML basato su UBL (Universal Business Language). Questo sistema garantisce l'interoperabilità tra i vari software gestionali e la conformità ai regolamenti UE.
• Formato CEN – Un formato europeo per la fatturazione elettronica che, in Belgio, viene utilizzato esclusivamente fuori dalla rete PEPPOL, per transazioni che non passano attraverso i canali ufficiali di scambio PEPPOL.

L’implementazione di questi sistemi assicura un flusso di dati affidabile e certificato, consentendo alle aziende di rispettare le nuove normative senza compromettere l’efficienza operativa. L’integrazione con PEPPOL e le piattaforme governative semplifica la digitalizzazione, riduce la complessità tecnica e migliora la gestione delle fatture a livello nazionale e internazionale.

Periodo di conservazione delle fatture elettroniche

La fatturazione elettronica non riguarda solo l’invio e la ricezione delle fatture, ma anche la loro corretta conservazione, un requisito essenziale della normativa belga. Le aziende devono garantire che tutti i documenti fiscali siano archiviati in modo sicuro, accessibile e conforme alle regole vigenti, evitando così il rischio di sanzioni e assicurando una gestione efficace dei dati aziendali.

A partire dal 1° gennaio 2026, le aziende saranno tenute a conservare le fatture elettroniche per un periodo minimo che varia in base alla tipologia di documento e settore:

• 7 anni – Periodo standard di conservazione per la maggior parte delle fatture elettroniche, in linea con i requisiti fiscali generali.
• 15 anni – Applicabile a specifiche situazioni, come determinate transazioni con implicazioni fiscali a lungo termine.
• 25 anni – Obbligatorio per il settore immobiliare e altre attività regolamentate che richiedono una conservazione estesa dei documenti.

Per garantire la conformità, l’archiviazione deve rispettare i seguenti principi:

• Accessibilità immediata – Le autorità fiscali devono poter consultare i documenti rapidamente in caso di controlli o audit.
• Sicurezza dei dati – Le fatture devono essere protette da alterazioni o perdite, con sistemi di backup e tracciabilità garantiti.
• Conformità alle normative di archiviazione digitale – È possibile conservare i documenti anche all’estero, purché il sistema scelto rispetti i requisiti di sicurezza e accessibilità stabiliti dalla legge belga.

Un'archiviazione non conforme o l’impossibilità di fornire le fatture su richiesta delle autorità può comportare sanzioni severe, incidendo sulle performance finanziarie e reputazionali dell'azienda.

Sanzioni per la non conformità

Per garantire l’effettiva adozione della fatturazione elettronica, il Belgio ha introdotto un sistema di penalità stringente per chi non rispetta le nuove regole. Le imprese che non emetteranno fatture elettroniche o non ne garantiranno la corretta trasmissione e archiviazione potranno incorrere in:

• Penalità fino al 200% dell’IVA dovuta in caso di mancata emissione delle fatture elettroniche, un impatto economico significativo che può compromettere la stabilità finanziaria dell’azienda.
• Multe comprese tra 50 e 5.000 euro per la non conformità agli standard tecnici o per errori nella trasmissione dei dati alle piattaforme governative (Hermes e Mercurius)​.

Queste misure hanno dimostrato la loro efficacia in diversi paesi europei: secondo uno studio PwC, nei paesi in cui la fatturazione elettronica è già obbligatoria, il 98% delle aziende ha migliorato la compliance fiscale, riducendo il rischio di errori e sanzioni​.

Come Comarch può supportarti nella gestione della fatturazione elettronica

Comarch offre una suite completa di soluzioni per garantire un'adozione fluida della fatturazione elettronica in Belgio:

• Integrazione con Mercurius e PEPPOL per assicurare la piena conformità normativa.
• Automazione completa del processo di fatturazione per ridurre i tempi di gestione.
• Archiviazione digitale sicura per 7 anni, con accesso immediato ai documenti.
• Validazione automatica dei dati per ridurre il rischio di errori e sanzioni.
• Compatibilità con i principali ERP, semplificando l'integrazione aziendale.

Grazie alla sua esperienza consolidata nel mercato della fatturazione elettronica internazionale, Comarch è il partner ideale per affrontare questa transizione senza interruzioni operative.

Conclusione

L’adozione della fatturazione elettronica obbligatoria in Belgio non è solo una necessità imposta dalla normativa, ma un volano di trasformazione digitale che può ridefinire l’efficienza operativa e strategica delle imprese. Questa transizione rappresenta un’occasione unica per ottimizzare i processi, ridurre i costi amministrativi e migliorare la trasparenza fiscale, aumentando al contempo la competitività aziendale.

Agire in anticipo con una soluzione tecnologica affidabile come Comarch E-Invoicing significa eliminare rischi di non conformità, automatizzare la gestione documentale e garantire un'integrazione fluida con i sistemi ERP e le piattaforme governative.

• Automazione e sicurezza: riduci gli errori e ottimizza il flusso di lavoro.
• Compliance garantita: adempimenti normativi senza complessità.
• Efficienza strategica: processi più rapidi, meno costi operativi.

Non lasciare che la normativa diventi un ostacolo: trasforma l’obbligo in un vantaggio competitivo.

Scopri come Comarch può supportare la tua azienda nell’implementazione della fatturazione elettronica in Belgio, garantendo una transizione sicura, strutturata e orientata al futuro. 

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