Le nuove normative sulla Fatturazione Elettronica in Polonia: un approfondimento

Indice degli argomenti:

• Un’opportunità per le aziende: compliance e digitalizzazione
• Descrizione delle nuove normative
• Date di obbligatorietà e soggetti impattati
• Formati e canali di trasmissione della fatturazione elettronica
• Periodo di conservazione delle fatture elettroniche
• Sanzioni per la non conformità
• Conclusione

A partire dal 1 febbraio 2026, la Polonia introdurrà un obbligo generalizzato per l’uso della fatturazione elettronica nelle transazioni B2B nazionali, attraverso il Krajowy System e-Faktur (KSeF), una piattaforma centralizzata sviluppata dal Ministero delle Finanze polacco. Questo sistema  si configura come un passo cruciale per modernizzare la gestione fiscale del paese, migliorando la trasparenza e riducendo le possibilità di evasione fiscale.

Questa trasformazione segna la fine dell’era della fatturazione cartacea e dei PDF non strutturati, promuovendo un ecosistema digitale avanzato in cui le aziende saranno chiamate a emettere e ricevere fatture esclusivamente attraverso il sistema KSeF, garantendo un processo digitale e facilmente tracciabile. Per far fronte alle più recenti evoluzioni normative ti invitiamo a consultarela nostra risorsa dedicata.

Un’opportunità per le aziende: compliance e digitalizzazione

Dal punto di vista aziendale, l’adozione obbligatoria della fatturazione elettronica non deve essere vista esclusivamente come un vincolo normativo, ma piuttosto come una duplice opportunità:

1. Efficienza dei processi interni: grazie all’integrazione con ERP e sistemi gestionali, le imprese potranno automatizzare la generazione, l’invio e la registrazione delle fatture, riducendo significativamente il tempo impiegato per la gestione amministrativa, minimizzando il rischio di errori manuali e migliorando i tempi di pagamento.
2. Vantaggio competitivo: le aziende che si adegueranno tempestivamente a KSeF anche in fase volontaria, potranno godere di una maggiore efficienza operativa, di un controllo più preciso dei flussi di cassa e di una gestione documentale più sicura e centralizzata. Inoltre, la digitalizzazione del processo di fatturazione, può dare un forte impulso alla digitalizzazione di altre tipologie documentali, quali ordini, conferme d'ordine ed altri ancora, migliorando il rapporto con fornitori e clienti, rendendo il business più fluido e competitivo.

Descrizione delle nuove normative

Con la riforma della fatturazione elettronica in Polonia, il governo polacco punta a creare un sistema standardizzato e sicuro che elimini inefficienze, riduca il rischio di errori umani e consenta un monitoraggio più efficace delle transazioni economiche.

A partire dal 2026, tutte le imprese registrate in Polonia dovranno obbligatoriamente utilizzare la piattaforma KSeF per  l’invio, la ricezione e l’archiviazione delle fatture elettroniche. 

L’obbligo riguarderà tutte le aziende soggette a IVA in Polonia, comprese le società estere con una partita IVA polacca. Tuttavia, al momento, le transazioni B2C e alcune categorie specifiche di operatori rimarranno escluse dalla regolamentazione, almeno nella fase iniziale di implementazione. 

Date di obbligatorietà e soggetti impattati

L'introduzione della fatturazione elettronica in Polonia seguirà un percorso graduale, permettendo alle imprese di adattarsi progressivamente al nuovo sistema. Il governo polacco ha stabilito un piano in più fasi, affinché l’adozione del KSeF avvenga senza impatti negativi sulla continuità operativa delle aziende.

Gennaio 2022 – Introduzione del sistema KSeF su base volontaria, consentendo alle aziende di sperimentare il sistema prima che diventi obbligatorio.
Febbraio 2026 – Obbligo di emissione delle fatture elettroniche per le grandi imprese, che dovranno integrare il proprio sistema di gestione con la piattaforma KSeF.
Aprile 2026 – Estensione dell’obbligo a tutte le aziende, incluse PMI e imprese individuali registrate in Polonia.

L'implementazione di soluzioni basate sull'intelligenza artificiale migliora ulteriormente questi risultati, consentendo una elaborazione automatizzata delle fatture, una riduzione degli errori e una maggiore sicurezza dei dati. Approfondisci i vantaggi dell'IA applicata alla fatturazione elettronica nella nostra analisi sull'ottimizzazione dei processi di fatturazione con IA. 

Formati e canali di trasmissione della fatturazione elettronica

Per garantire trasparenza, efficienza e tracciabilità, il sistema polacco KSeF stabilisce standard precisi per l’emissione, la trasmissione e l’archiviazione delle fatture elettroniche. A partire dall’obbligo del 2026, tutte le aziende soggette alla normativa dovranno adottare un sistema di fatturazione che preveda l’uso esclusivo del formato XML KSeF, un linguaggio strutturato conforme alla regolamentazione locale.

L’adozione di un formato standardizzato come l’XML KSeF garantisce un’elaborazione automatizzata e una comunicazione più fluida tra le imprese e le autorità fiscali, eliminando la necessità di documenti cartacei e minimizzando il rischio di discrepanze nei dati fiscali.

Per trasmettere le fatture al sistema KSeF, le aziende potranno scegliere tra diverse modalità di integrazione, in base alla propria struttura organizzativa e alle necessità operative:

• Piattaforma Web KSeF: Un accesso manuale pensato per le PMI e le microimprese che emettono un numero limitato di fatture. Attraverso il portale web ufficiale del Ministero delle Finanze, le aziende potranno caricare e gestire le fatture senza necessità di software aggiuntivi.
• Integrazione API: Le aziende potranno anche avere la possibilità di integrarsi direttamente con KSEF facendosi carico di tutte le attività necessarie per la gestione e configurazione del canale e dei formati richiesti. L’utilizzo delle API KSeF consente un flusso di dati automatizzato, riducendo il tempo di elaborazione e migliorando la precisione contabile.
• Software di terze parti certificati: Il metodo più semplice e consigliato per le grandi aziende e per tutte le imprese che vogliono integrare il proprio sistema ERP (Enterprise Resource Planning) con la piattaforma KSEF o dotarsi di Portali Web per la gestione del processo. Il provider certificato si fa carico di tutte le attività necessarie per garantire la conformità normativa, abilitando un flusso di dati automatizzato, riducendo il tempo di elaborazione dei documenti e conservandoli secondo normativa vigente.

Grazie alla varietà di canali di trasmissione disponibili, le aziende potranno adottare la soluzione più adatta alle proprie esigenze, garantendo continuità operativa e conformità con le nuove normative.

Come Comarch può supportarti nella gestione e trasmissione delle fatture elettroniche 

Comarch, offre strumenti avanzati per supportare le aziende nell'adeguamento alle nuove normative polacche. Grazie alla sua piattaforma Comarch E-Invoicing, le aziende potranno contare su:

• Predisposizione dei Formati: Per le aziende che vogliono automatizzare i flussi informativi, Comarch trasforma il formato di importazione/esportazione del sistema ERP secondo i formati richiesto da KSEF
• Integrazione con il sistema KSEF: Attraverso la predisposizione API KSEF, le aziende potranno gestire un flusso automatizzato per l’invio e la ricezione sui propri sistemi gestionali.
• Conservazione Sostitutiva: a valle del processo di emissione e ricezione fattura, Comarch provvederà ad archiviare secondo normativa i dati trasmessi e ricevuti dal sistema KSEF.
• Garantire la conformità normativa: Comarch segue da vicino tutti i regolamenti europei ed extraeuropei, monitora e adatta i processi in vigore con i possibili adeguamenti normativi, assicurando compliance normativa di lungo periodo.

Grazie alla nostra esperienza globale e alla presenza capillare in Polonia, siamo il partner ideale per affrontare la transizione alla fatturazione elettronica in modo efficiente e sicuro.

Periodo di conservazione delle fatture elettroniche

Una delle caratteristiche fondamentali del regolamento KSeF è l’obbligo di archiviazione digitale delle fatture elettroniche per un periodo minimo di 5+1 anni. A partire dalla fine del 2026, con l’entrata in vigore dell’obbligo per tutti, il periodo di conservazione sarà esteso a 10 anni. Maggiori dettagli sono disponibili qui.

Con il nuovo regolamento, le aziende non dovranno più gestire manualmente l’archiviazione delle fatture, evitando così il rischio di perdite, deterioramento o errata conservazione dei documenti fiscali. Questo sistema semplifica notevolmente la gestione amministrativa, permettendo un accesso rapido e sicuro ai documenti in caso di controlli da parte delle autorità fiscali.

Sanzioni per la non conformità

La Polonia ha previsto un sistema di sanzioni severe per le aziende che non rispettano l’obbligo di fatturazione elettronica attraverso il KSeF. Il mancato rispetto delle normative comporterà sanzioni amministrative e fiscali, con multe proporzionate alla gravità delle violazioni.

Le principali penalità previste includono:

• In caso di mancata emissione di una fattura elettronica valida, è prevista una sanzione che può arrivare fino al 100% dell'IVA non dichiarata. Questa misura ha l'obiettivo di contrastare le frodi fiscali e garantire una maggiore trasparenza nelle operazioni aziendali. Se invece l'IVA non è specificata in fattura, la sanzione può arrivare fino al 18,7% dell'importo complessivo delle fatture emesse.
• Le sanzioni per la mancata trasmissione delle fatture tramite KSeF entro i termini stabiliti possono arrivare fino a 5.000 PLN (circa 1.100€). Tuttavia, alcune penalità sono state posticipate, secondo le ultime modifiche normative. Maggiori dettagli sulle recenti modifiche e aggiornamenti al sistema KSeF sono disponibili qui.
• Penalità aggiuntive per la mancata conservazione delle fatture elettroniche per il periodo richiesto. Le imprese che non garantiscono l’archiviazione corretta potrebbero incorrere in multe elevate e in controlli fiscali più stringenti.

Come Comarch può supportarti nella gestione della compliance

L’implementazione della fatturazione elettronica in Polonia richiede un adeguamento strutturato e strategico per evitare inefficienze operative e garantire il rispetto delle normative. In Comarch offriamo strumenti tecnologici avanzati per semplificare l’adozione della fatturazione elettronica e massimizzare i benefici aziendali.

Grazie alla piattaforma Comarch E-Invoicing, le imprese possono trasformare l’obbligo normativo in un’opportunità di digitalizzazione e automazione, migliorando l’efficienza operativa e riducendo i rischi associati alla gestione manuale delle fatture.

I principali vantaggi offerti da Comarch E-Invoicing includono:

• Automazione completa del processo di fatturazione – Integrazione fluida con KSeF, riducendo il tempo di elaborazione e migliorando la precisione dei dati.
• Aggiornamenti costanti sulle normative – Le aziende possono garantire la piena conformità alle regolamentazioni fiscali in continua evoluzione.
• Gestione documentale avanzata – Archiviazione sicura e centralizzata delle fatture per un periodo minimo di 5 anni attualmente, con estensione a 10 anni in futuro, garantendo accessibilità immediata ai documenti.
• Riduzione del rischio di sanzioni – Strumenti di validazione automatica per garantire l’integrità e la correttezza delle informazioni trasmesse.
• Compatibilità con tutti i sistemi ERP – Soluzione flessibile che si integra perfettamente con i sistemi gestionali aziendali, eliminando la necessità di modifiche strutturali.

Conclusione

L’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria in Polonia segna un’importante tappa nella trasformazione digitale delle aziende. Oltre a garantire la compliance fiscale, questa riforma rappresenta un’opportunità per migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi amministrativi e semplificare i processi di gestione documentale.

Le aziende che si prepareranno in anticipo adottando soluzioni affidabili e integrate come Comarch E-Invoicing potranno affrontare il cambiamento senza rischi, beneficiando di un sistema sicuro, automatizzato e conforme alle normative vigenti.

Per maggiori informazioni su come possiamo supportare la tua azienda nell’implementazione della fatturazione elettronica in Polonia, contattaci per una consulenza personalizzata.

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