Le nuove normative sulla Fatturazione Elettronica in Germania nel 2025: un approfondimento

A partire dal 1° gennaio 2025, la Germania si appresta a fare un importante passo verso la digitalizzazione delle transazioni commerciali con l'implementazione di una nuova legislazione che renderà obbligatoria la fatturazione elettronica per tutte le transazioni B2B nazionali. Questa misura, parte integrante del Growth Opportunities Act, è stata progettata per semplificare e rendere più efficienti i processi di fatturazione, sostituendo le tradizionali fatture cartacee e in formato PDF.

Il Ministero federale delle finanze tedesco, nella sua lettera del 15 ottobre 2024, ha sottolineato l'importanza di questa transizione, affermando che "tutti i servizi imponibili tra aziende nazionali devono essere fatturati elettronicamente", con l'obiettivo di promuovere l'efficienza e la trasparenza nel mercato. 

Descrizione delle nuove normative

Le nuove normative sulla fatturazione elettronica in Germania si basano su alcuni principi fondamentali:

• Obbligatorietà della fatturazione elettronica: a partire dal 2025, tutte le aziende sul mercato dovranno essere in grado di gestire le fatture B2B in formato elettronico. Questo passaggio è stato progettato per allineare la Germania con le pratiche già in atto in altri paesi europei.
• Standardizzazione dei formati: le fatture elettroniche dovranno seguire formati standardizzati, come il formato XML, per garantire interoperabilità e facilità di elaborazione.
• Integrazione con i sistemi ERP: viene caldamente consigliato alle aziende di integrare e adeguare le loro soluzioni di fatturazione elettronica con i sistemi ERP per automatizzare i processi e ridurre gli errori.
• Archiviazione digitale: le fatture elettroniche dovranno essere archiviate in formato digitale per un periodo minimo di 10 anni, garantendo accessibilità, leggibilità e integrità per il periodo normativo citato.

Introduzione alla Normativa EN16931

La norma EN16931 rappresenta uno standard europeo per la fatturazione elettronica, concepito per garantire l’interoperabilità e l'efficienza nel trattamento delle transazioni commerciali. Questa nuova normativa obbligherà le imprese a utilizzare esclusivamente fatture elettroniche conformi a questo standard a partire dal 1° gennaio 2025.

Le nuove tempistiche:

• Inizio delle obbligazioni (2025): dal 1° gennaio 2025, tutte le aziende saranno obbligate ad accettare fatture elettroniche conformi alla norma EN16931. Questa è la prima fase di un processo graduale che mira a favorire l'adozione delle fatture elettroniche da parte delle aziende, eliminando progressivamente l'uso di fatture cartacee o non strutturate;
• Inasprimento delle restrizioni (2026): a partire dal 2026, le aziende con un fatturato superiore a 800.000 euro non potranno emettere fatture su carta o in formati elettronici non strutturati. Questo rappresenta una misura significativa per incoraggiare le medie e grandi imprese a digitalizzare completamente il loro processo di fatturazione;
• Universalità della Normativa (2027): nel 2027, l'obbligo di utilizzare fatture elettroniche conformi si estenderà a tutte le aziende, indipendentemente dal loro fatturato. Questo segna un passo decisivo nella transizione verso una gestione fiscale più moderna ed efficace;
• Completamento del processo (2028): infine, dal 1° gennaio 2028 l'obbligo B2B di scambiare fatture elettroniche sarà esteso a tutte le altre aziende, per cui da tale data tutte le aziende dovranno emettere e ricevere fatture elettroniche in formati conformi alla norma CEN EN 1693.

Obiettivi della normativa

La normativa sulla fatturazione elettronica in Germania è guidata da quattro obiettivi principali:

• Digitalizzazione: accelerare il passaggio a sistemi di fatturazione digitali, riducendo l'uso della carta e le relative spese.
• Semplificazione: ridurre la complessità dei processi di fatturazione e rendere più agevole la gestione delle fatture per le aziende;
• Efficienza: snellire i processi di pagamento e recupero crediti, riducendo i tempi di elaborazione delle fatture;
• Riduzione dell'evasione fiscale: la digitalizzazione delle fatture consentirà alle autorità fiscali di monitorare le transazioni in tempo reale, limitando così le possibilità di frode ed evasione.

L'obbligo di fatturazione elettronica B2B in Germania dal 2025 rappresenta un cambio di paradigma che offre numerosi vantaggi per le aziende e per l'economia nel suo complesso. Con un'adeguata preparazione e l'implementazione di soluzioni efficaci, le aziende possono adempiere ai requisiti normativi e trarre vantaggio dalle opportunità offerte dalla digitalizzazione.

Formati consentiti per la Fatturazione Elettronica in Germania

Con l'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica in Germania, le aziende devono familiarizzare con i diversi formati di fatturazione accettati. La scelta del formato corretto è importante per garantire la conformità alle normative e per facilitare le transazioni commerciali. Analizziamo i formati principali che le aziende dovranno adottare.

• ZUGFeRD: questo formato combina un file PDF con un file XML. È stato progettato per semplificare la lettura delle fatture da parte dell'utente e la gestione automatica da parte dei sistemi. È particolarmente utile per le piccole e medie imprese. ZUGFeRD 2.0 introduce miglioramenti nella struttura dei dati e nella compatibilità con i sistemi di contabilità;
• XRechnung: questo formato è il modello di dati semantici richiesto per le fatture elettroniche nelle transazioni B2G utilizzato principalmente per le fatture della pubblica amministrazione; è un formato XML che soddisfa i requisiti legali tedeschi. È obbligatorio per le fatture indirizzate alla pubblica amministrazione. XRechnung è conforme allo standard europeo EN 16931, il che significa che segue un modello strutturato che facilita l'interoperabilità tra diversi sistemi di fatturazione;
• EDIFACT: un formato standard internazionale per l'interscambio di dati elettronici, spesso utilizzato in contesti B2B. È complesso e richiede una buona conoscenza tecnica per la sua implementazione;
• XML: un formato molto flessibile e ampiamente utilizzato in vari settori, consente una grande personalizzazione ma può essere più complesso da gestire rispetto ad altri formati.

Complessivamente parliamo ad oggi di circa 46 potenziali formati tra le diverse versioni di ogni formato citato, che le aziende dovranno gestire e obbligate ad accettare a partire dal primo Gennaio 2025.

La scelta del formato di fattura elettronica è fondamentale per garantire la conformità alle nuove normative e per migliorare l'efficienza delle transazioni B2B. Le aziende dovranno valutare attentamente quale formato adottare in base alle loro esigenze specifiche e alle interazioni con i partner commerciali.

Canali di trasmissione per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche

La scelta del canale di trasmissione diventa fondamentale per garantire un processo fluido e conforme. I principali canali di trasmissione disponibili sono:

• PEPPOL: PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) è un'infrastruttura europea che consente lo scambio elettronico di documenti aziendali tra le amministrazioni pubbliche e le aziende. Utilizza standard aperti per garantire interoperabilità e sicurezza, rendendolo ideale per le fatture destinate alla pubblica amministrazione;
• EDI: l'EDI è un sistema di scambio elettronico di dati che permette alle aziende di inviare e ricevere fatture e altri documenti commerciali in modo automatizzato. È molto utilizzato in contesti B2B, ma richiede investimenti significativi in tecnologia e formazione;
• Email: questa opzione consente di inviare e ricevere fatture in formato elettronico via email, garantendo la ricezione e la validità legale del documento. È una soluzione semplice e veloce, ma può presentare rischi in termini di sicurezza e controllo senza una successiva e corretta integrazione con i sistemi coadiuvata da un partner tecnologico certificato.
  
  

Comarch: il tuo Partner per la Fatturazione Elettronica Internazionale

Comarch è un fornitore globale di soluzioni IT, con una forte specializzazione nel campo della fatturazione elettronica e della gestione documentale. Con una presenza in oltre 70 paesi, Comarch ha una profonda conoscenza delle normative locali e delle sfide del mercato.

Con l'avvento delle nuove normative sulla fatturazione elettronica in Germania, le aziende si trovano di fronte a sfide significative. In questo contesto, Comarch si propone come un partner affidabile e competente, offrendo soluzioni innovative per facilitare la transizione verso la fatturazione elettronica. 

Le soluzioni di Comarch sono progettate per soddisfare i requisiti legali e normativi, garantendo al contempo efficienza e facilità d'uso. Tra le principali caratteristiche delle soluzioni Comarch troviamo:

• Integrazione fluida: le soluzioni possono essere integrate facilmente nei sistemi esistenti delle aziende, eliminando il rischio di le interruzioni operative;
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Il team dei nostri esperti è disponibile per fornire supporto tecnico e consulenza strategica durante tutto il processo di implementazione. Con Comarch non stai solo scegliendo un fornitore, ma un partner affidabile che ti accompagnerà nella conoscenza delle nuove normative e nel raggiungimento dei tuoi obiettivi aziendali. Siamo qui per aiutarti a trasformare la complessità della fatturazione elettronica in un'opportunità di crescita e successo.