Migliorare i processi nel settore della logistica e dei trasporti con l’electronic data interchange (EDI)

Una strategia ben strutturata e sostenibile è determinante per le aziende che operano nel settore della logistica. Tuttavia, anche la migliore strategia non puo’ venire implementata con successo senza un flusso di dati e informazioni efficace e veloce. Esistono diversi modi per creare un processo affidabile, veloce e trasparente. Uno di questi è l'utilizzo dello scambio elettronico di dati (EDI). Come implementare questo sistema e perché è così importante in questo settore?

L'importanza dell'EDI nel settore dei trasporti

Le società di trasporto—vettori, broker e spedizionieri—sono costantemente alla ricerca di modi per migliorare l'efficienza e ridurre i costi delle operazioni. Molte aziende di logistica stanno già utilizzando sistemi di EDI, migliorando così la comunicazione con i clienti e i vari partner commerciali, semplificando i processi per aggiungere nuovi partner alla loro piattaforma EDI e la ricezione di offerte di trasporto. Nel corso degli anni, è stato fondamentale per le aziende di logistica concentrarsi su una strategia EDI forte ed efficiente. È improbabile che questa condizione cambi nel prossimo futuro.

L'industria dei trasporti non è solo una delle più importanti nelle economie mondiali, ma rappresenta anche una grande sfida in termini di competitività. In quanto settore che richiede dati e spedizioni rapidi, accurati ed efficienti, è stato uno dei primi ad adottare il software EDI.

L'uso dell'EDI è fondamentale per costruire e mantenere relazioni commerciali a lungo termine con clienti e fornitori, garantendo un'automazione efficiente delle comunicazioni quotidiane su larga scala. Consentendo agli operatori di concentrare la propria attenzione su attività più importanti e redditizie, ed eliminando l'immissione manuale di informazioni nei sistemi operativi di fatturazione e spedizione, i software EDI non solo riducono al minimo l'immissione manuale dei dati, ma consentono di risparmiare tempo e denaro. Il risultato: una comunicazione continua ed efficiente tra partner.

Una soluzione EDI offre alle aziende il pieno controllo e la visibilità di cui hanno bisogno per condurre attivita con clienti e partner commerciali, automatizzando e standardizzando lo scambio di dati critici. Offrendo l'elaborazione in tempo reale dei dati EDI delle spedizioni sia in entrata che in uscita, i problemi spesso associati alle operazioni di trasporto saranno eliminate, rendendo il flusso di lavoro più fluido ed efficiente.

Effettuare le transazioni più rilevanti in EDI

Con l'uso di sistemi EDI, è possibile non solo scambiare documenti standard come ordini e fatture, ma anche eseguire facilmente molte delle transazioni specifiche del settore.

Le transazioni EDI più rilevanti utilizzate nel settore della logistica per comunicare tra vettore, mittente e destinatario utilizzando documenti elettronici includono:

• Offerta di carico vettore: comunemente presentata dal mittente/speditore al vettore per chiedere il ritiro della spedizione
• Risposta a un'offerta di carico: utilizzata da un vettore in risposta al messaggio dell'offerta di carico del vettore per accettare o rifiutare il ritiro di una spedizione
• Dati di trasporto e fattura: emessa dal vettore al mittente/spedizioniere dopo il completamento della consegna, contiene i dettagli completi della spedizione e viene utilizzata come fattura di richiesta di pagamento
• Polizza di carico: un documento elettronico rilasciato da un vettore a un mittente/speditore, che include i dettagli della spedizione come quantità, data, mittente, destinatario e destinazione della merce trasportata
• Manifesto del rimorchio di consegna: rilasciato da un vettore ai destinatari per informarli del contenuto di un rimorchio multi-carico
• Messaggio di stato della spedizione: un tipico messaggio sullo stato della consegna inviato dal vettore allo spedizioniere e/o al destinatario per aggiornare lo stato di una spedizione/consegna
• Avviso di ordine di pagamento/rimessa: utilizzato per elaborare un pagamento a un beneficiario o come avviso di rimessa, indicando i dettagli necessari per applicare il pagamento al sistema creditizio del beneficiario
• Riconoscimento funzionale: utilizzato da mittente e vettore in risposta e conferma a ogni messaggio ricevuto

Esistono molte altre transazioni EDI utilizzate nel settore dei trasporti, inclusi i set per il trasporto aereo, marittimo, ferroviario e stradale, ma è possibile adattare la soluzione EDI in base alle preferenze o alle specifiche di un determinato sistema. Il software di scambio elettronico di dati è completamente personalizzabile.

Oggi, nella conduzione degli affari e nella comunicazione con i partner commerciali in cui la necessità di preparare, inviare, ricevere ed elaborare un gran numero di documenti significativa, la tecnologia EDI è molto comune in molti paesi. I sistemi di EDI sono utilizzato sia da piccole imprese che da grandi aziende.

Esistono diversi standard EDI comuni utilizzati nei trasporti e nella logistica in tutto il mondo, come ad esempio:

• EDIFACT: utilizzato principalmente in Europa e nei trasporti internazionali
• ANSI X12: il principale standard utilizzato in Nord America

Entrambi sono progettati per scambiare documenti elettronicamente ed eseguire processi aziendali tra partner commerciali.

I vantaggi per le aziende di trasporto

L'uso dell'EDI sta diventando sempre più comune nella logistica a livello globale, poiché ha il potenziale di ridurre la complessità delle aziende e rendere i processi più snelli ed efficienti. Ha anche molti altri vantaggi che lo rendono così altamente desiderato nel settore.

Lo scambio di documenti EDI tra partner commerciali snellisce e semplifica notevolmente i processi aziendali. Per questo motivo, nella logistica (indipendentemente dal modo di trasporto) l'EDI viene utilizzato come un modo rapido, conveniente e sicuro per trasmettere informazioni aziendali relative al trasporto merci (movimento di merci).

Il principale vantaggio per quelli che lavorano nel settore dei trasporti è che le comunicazioni aziendali principali, soprattutto quando si considerano elevati volumi di informazioni scambiate, possono essere automatizzate con l'uso di sistemi EDI. Ciò consente agli spedizionieri e ai team di contabilità di dedicare più tempo a concentrarsi su attività più produttive e a fornire un servizio migliore ai propri clienti.

I sistemi di EDI eliminano anche la necessità per gli spedizionieri di inserimento manuale delle informazioni nei loro sistemi di spedizione contabili e operativi. Questo consente di risparmiare tempo e denaro, eliminando eventuali errori di immissione dei dati potenzialmente costosi.

Altri importanti vantaggi sono:

• Maggiore velocità e precisione per comunicare in modo fluido ed efficiente con tutte le parti della catena di approvvigionamento
• Possibilità di ridurre l'intervento manuale e l'errore umano
• liminazione del formato cartaceo e di tutte le spese che comporta
• Semplificazione dell'intera supply chain, compresi i processi di gestione, pianificazione e monitoraggio dei trasporti
• Miglioramento dell'efficienza della logistica e degli approvvigionamenti e ottimizzazione della gestione dell'inventario/magazzino
• Reti sicure e private per lo scambio di dati
  
  

Conclusioni: è possibile funzionare anche senza EDI nella logistica?

Ci sono molte ragioni per cui le aziende di trasporto e logistica potrebbero essere interessate alla trasmissione elettronica dei dati con l'uso del software EDI.

Ogni singolo sistema EDI può avere diverse funzioni che coinvolgono soluzioni tecniche e configurazioni organizzative. Tali sistemi sono adeguati quando possono essere utilizzati per un numero elevato di transazioni regolari, ripetute e standardizzate, e quindi all'interno di accordi chiusi e relazioni inter-organizzative di lungo termine.

L'implementazione di una soluzione EDI consente alle aziende di trasporto e logistica di aumentare l'efficienza delle risorse, ottenere il pieno controllo dei costi e diventare più efficienti e competitive sul mercato. Quindi è possibile funzionare senza EDI, ma perché non rendere le cose più semplici ed efficienti?