Quattro modi per migliorare la gestione della supply chain
Ordina oggi, ricevi domani: ancora uno standard o un ricordo del passato?
L'interruzione della supply chain è sempre più un problema per le aziende: dalle difficoltà nell'ottenere forniture all'impossibilità di evadere gli ordini dei clienti con la stessa rapidità del passato. In questo white paper, analizziamo quattro modi in cui la tecnologia può migliorare la gestione della supply chain, rendendola meno esposta ai fattori esterni.
Fino a poco tempo fa, la consegna rapida per gli acquisti online era lo standard, e gli scaffali degli e-commerce pieni di vari marchi da tutto il mondo in un'ampia scelta di prodotti erano la norma. Questo è il risultato del flusso regolare di merci tra i paesi, di forniture di materie prime indisturbate, di frontiere aperte e della strategia "just in time".
La gestione della distribuzione di fronte alla crisi
Il mondo è stato scosso dalla pandemia di COVID-19, che ha causato un effetto domino quando si parla di filiera. La chiusura delle frontiere ha dimostrato che la strategia di fornire solo ciò che è necessario ("just in time") per ridurre la necessità delle le imprese di sostenere il costo del mantenimento delle scorte non funziona in tutte le condizioni. Secondo il Center for European Policy Analysis (CEPA), per anni il servizio di posta inaffidabile italiano ha rallentato l'e-commerce. Ma a causa in parte della pandemia e in parte all’influenza della strategia commerciale di Amazon – che ha dimostrato che in Italia è in effetti possibile una spedizione economica e affidabile – le abitudini stanno cambiando. Nel 2022 il 46,7% degli italiani ha acquistato online con cadenza settimanale e quasi un altro 10% ha effettuato almeno un acquisto online. Questa spinta degli italiani ad utilizzare più strumenti di e-commerce e online shopping ha avuto un impatto anche sulle imprese.
Quando è diventato chiaro che non era più possibile contare sulle consegne rapide con un semplice clic, è emerso quanto sia inefficiente il sistema in tempi di crisi, e quanto il successo delle aziende dipenda dalla gestione della supply chain.
La necessità per le aziende di seguire misure più rigorose ha ridotto significativamente il numero di partner commerciali, il che ha portato a dipendere spesso solo da una manciata di fornitori. Per esempio, durante la pandemia sono stati introdotti tanti interuzioni nel processi di logistica, restizioni nel magazzini, chisure di magazzini e cambio nel prodotti piu cercati e venduti online (commercetools, 2022). Dipendendo da un numero ristretto di fornitori, il rischio che qualcosa vada storto con uno di loro è alto, come è alto il rischio di non riuscire di conseguenza a mantenere continuità di produzione, o continuità delle forniture ai distributori e al cliente finale. Con riferimento alla segnalazione di incidenti fornita tramite JIRA - incidenti che si ripetono e si identificano come problemi ricorsivi. Secondo Adobe, i consumatori hanno riscontrato 60 miliardi di messaggi esauriti da rivenditori online tra marzo 2020 e febbraio 2022.
Negli ultimi decenni abbiamo osservato il fenomeno dell'estensione delle supply chain, della riduzione dei costi dei beni? e del restringimento del gruppo dei principali fornitori, il che ha consentito di offrire opzioni comode come la consegna in giornata.
Questa è forse una tattica efficace quando tutto funziona senza intoppi, ma crolla quando abbiamo a che fare con interruzioni impreviste nella rete di distribuzione. Con i container bloccati nel posto sbagliato e alcuni porti inattivi o operanti a capacità ridotta, in alcuni casi le tariffe di trasporto sono aumentate di dieci volte rispetto a solo due anni fa
Secondo Invesp (2022) il 79% delle aziende con catene di approvvigionamento ad alte prestazioni ottiene una crescita dei ricavi superiore alla media all'interno dei propri settori, mentre le attività con catene di approvvigionamento ottimizzate hanno costi della catena di approvvigionamento inferiori del 15%, meno del 50% delle scorte di magazzino e un cash to 3 volte più veloce cicli di cassa.
Allo stesso tempo, i produttori che richiedevano componenti venduti a livello internazionale per completare il processo di produzione e distribuzione delle loro merci sono stati costretti ad attendere. Ad esempio, la produzione di automobili nel Regno Unito è diminuita del 41,5% a Settembre 2021 - il peggior Settembre dal 1982 - a causa della mancanza di pezzi.
Oltre agli effetti della pandemia, l'economia britannica nello specifico subisce ancora le conseguenze della sua uscita dall'Unione Europea, associata ai limiti agli scambi con i paesi della terraferma europea e alla carenza di trasportatori, che colpisce in maniera minore anche altri paesi. Secondo dati Invesp, dal 2022 il 24,7% dei professionisti della supply chain afferma che i costi di consegna sono la sfida più grande per le aziende di e-commerce B2C.
Soluzioni per la supply chain che rispondono alle sfide della distribuzione
I Le sfide elencate si traducono in scaffali vuoti nei negozi a causa di interruzioni e inefficienze nella catena di approvvigionamento. E sebbene ci siano molti fattori che contribuiscono alle interruzioni della catena di approvvigionamento al di fuori del controllo di un'azienda, le aziende non sono completamente impotenti. Con gli strumenti tecnologici appropriati, le aziende possono reperire meglio i prodotti più venduti, analizzare la domanda, creare report completi sulle scorte, prevedere i rallentamenti delle forniture e ottimizzare la cooperazione con i fornitori. Secondo una ricerca di Zippia del 2022, il mercato globale della catena di approvvigionamento registrerà una crescita (CAGR) dell'11,2% tra il 2020 e ill 2027. E’ fondamentale quindi che le aziende trovino le soluzioni giuste per sfruttare questa crescita.
Ecco alcuni modi in cui le aziende possono utilizzare la tecnologia per migliorare la strategia legata alla supply chain, ridurre al minimo i costi derivanti dalle interruzioni, mantenere la continuità aziendale e fornire la migliore esperienza possibile al cliente finale.
1. Non farti sorprendere dal cambiamento: sfrutta i dati in tempo reale con i sistemi EDI
Con la rapida crescita del marketplace B2B in Italia, l’esigenza di comprendere queste dinamiche è sempre maggiore. Solo nel 2021, secondo l’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, le transazioni su marketplace sono aumentate del 50% rispetto al 2020.
Questo presenta in evidenza che la filiera è un'area di business molto dinamica. Se qualcosa va storto nel processo, possiamo aspettarci un effetto domino: un piccolo ritardo può causare una valanga di ulteriori carenze, che si tradurranno in ritardi nella consegna della merce a distributori, rivenditori e clienti finali.
Garantire trasparenza e informazioni aggiornate nella supply chain è fondamentale sia per mantenere le dimaniche nel mercato sia per non avere problemi con la rapida crescita del mercato. Vale anche la pena sottolineare che ogni player coinvolto nella distribuzione dovrebbe avere accesso ai dati in tempo reale: dipartimenti di pianificazione, magazzini, unità logistiche, dipartimenti finanziari e, soprattutto, fornitori esterni. Inoltre, i dati devono essere trasferiti senza problemi dal sistema di origine (ad esempio un ERP) e quindi inviati ai sistemi del fornitore. Quando i dati attivano azioni reali (come l'invio di un trasporto con un ordine), il destinatario dovrebbe essere informato, in modo che possa prepararsi ad accettare l'ordine presso il proprio magazzino.
Questa è la situazione ideale quando tutto è pianificato. Tuttavia, la realtà a volte può essere imprevedibile e, a un certo punto dopo aver effettuato un ordine, alcune modifiche possono rendersi necessarie. Ad esempio, potrebbe essere necessario aumentare le quantità nell’ordine, potrebbe essere stata ordinata una versione diversa del prodotto, o il sistema potrebbe non essere stato aggiornato con nuovi prodotti. Cosa fare in questa situazione? È possibile fare una telefonata nella speranza di essere in tempo ad annullare l’ordine, ma non sempre l’interlocutore giusto è disponibile. La tecnologia è d’aiuto, consentendo non solo di inviare un ordine standard e ricevere una conferma di spedizione, ma anche di utilizzare messaggi più sofisticati che consentono di informare i partner di eventuali interruzioni. Un sistema 'EDI (Electronic Data Interchange) può inviare messaggi che anticipano le modifiche degli ordini, mentre i fornitori possono confermarli inviando conferme di modifica degli ordini. La strategia di acquisto può anche essere adattata allo stock corrente: tenendo aggiornato l'inventario, l'acquirente sarà sempre aggiornato sul tipo e sugli importi delle merci disponibili. Un ulteriore vantaggio delle soluzioni EDI è che possono essere utilizzate anche per scopi di audit. L’importanza delle soluzioni EDI si evince anche dalla dimensione del mercato globale del software EDI, che ha raggiunto 1,70 miliardi di dollari nel 2021. Si prevede che il valore di mercato aumenterà da 1,88 miliardi di dollari nel 2022 a 4,04 miliardi di dollari entro il 2029 con un CAGR dell'11,6%. Le soluzioni technologiche avanzati accomodare questa crescita.
2. Sfrutta le soluzioni AI/ML per accelerare i processi aziendali
L‘intelligenza artificiale e il machine learning sono strumenti che possono aiutare nell’elaborazione dei documenti scambiati tra dipartimenti interni a un’azienda, o tra un’azienda e i fornitori.
Secondo dati dell’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2022 il mercato dell’intelligenza artificiale in Italia ammonta a 380 milioni di euro, il 27% in più rispetto al 2021.
Poiché i classici sistemi ERP ed ECM richiedono e intervento manuale, è impossibile elaborare grandi quantità di informazioni in modo efficiente. I sistemi che utilizzano l'intelligenza artificiale per l’analisi dei dati liberano le persone dalle attività più ripetitive, lasciandole concentrare su attività più strategiche per il business. Grazie all'utilizzo di meccanismi di apprendimento software basati sui dati storici, i documenti possono essere identificati e distribuiti automaticamente ai reparti dedicati, risparmiando tempo, limitando gli errori e consentendo una risposta rapida in caso di interruzione del processo. Un altro elemento importante è l'acquisizione dei dati, che consente di estrarre i dati da un documento nel sistema richiesto.
Gli algoritmi controllano la correttezza dei dati e consentono la convalida delle informazioni ottenute, come il codice GLN o il numero di conto bancario, nonché l'analisi intelligente del testo, tenendo conto del significato e della posizione del dato all’interno di un documento. Questo consente il riconoscimento di valori simili e duplicati suggerendo se necessario il valore corretto, e indicando la percentuale di probabilità della correttezza della raccomandazione. Il vantaggio che sicuramente aumenta la probabilità di evitare interruzioni è il rilevamento delle anomalie, che rileva deviazioni dalla norma e situazioni atipiche. Può essere utilizzato, ad esempio, per verificare che l'importo della fattura di un determinato fornitore non differisca dal valore previsto, oppure per monitorare il numero di documenti previsti sulla base di una collaborazione regolare - troppe anomalie nei dati indicheranno che qualcosa di inaspettato potrebbe essere successo).
I sistemi basati sull'intelligenza artificiale comprendono un'intera gamma di servizi, facilitando la completa automazione dei processi all’interno della supply chain. Consentono di inserire dati nel sistema decine di volte più velocemente rispetto all’inserimento manuale, convalidando allo stesso tempo i valori corretti e riducendo al minimo il rischio di errori.
3. Trasformare l'approccio ai dati: dalla raccolta ed elaborazione interna all'analisi e condivisione
Il presupposto fondamentale della supply chain è fornire, condividere e scambiare. Questo presupposto implica un'interazione costante con l'altra parte: il corretto scambio e costante aggiornamento dei dati tra le parti è la chiave del successo. Solo in Italia nel 2021 i progetti a supporto la supply Chain Collaboration sono aumentati del 32%. I costi fluttuanti e le proiezioni della domanda rendono questo compito incredibilmente difficile, ma le integrazioni strategiche tra clienti e fornitori possono ridurre questo attrito. Un esempio di tale stretta collaborazione è e-VMI (e-Vendor Managed Inventory). VMI implica strette relazioni strategiche tra i fornitori ei loro clienti, affidando al fornitore la responsabilità dell'inventario del cliente. I fornitori hanno accesso all'inventario e quindi non devono attendere la ricezione di un ordine, ma possono effettuarlo autonomamente. Condividendo magazzino e dati basati sulla posizione, i rivenditori consentono ai fornitori di spedire i prodotti giusti ai negozi giusti al momento giusto. Il risultato è un vantaggio per tutti: i rivenditori hanno scaffali riforniti e i fornitori massimizzano le vendite.
Questo tipo di approccio aumenta la reattività della filiera e la rende particolarmente sensibile ad eventi insoliti come promozioni speciali o cambi di stagione, dove i movimenti delle merci sono particolarmente veloci. Inoltre, includere i fornitori nella politica di acquisto e dare loro maggiore libertà si traduce in una riduzione complessiva del numero di ordini, nell'eliminazione degli ordini dell'ultimo minuto e in minori resi dovuti alla sostituzione dei prodotti. VMI porta l'analisi dei dati dei fornitori a un nuovo livello di sofisticazione che impatta l'intera azienda. Man mano che un fornitore sviluppa una migliore comprensione delle reali esigenze dei clienti, diventa un partner migliore e, grazie alla trasparenza dei dati, la gestione degli ordini diventa più efficiente e comporta costi inferiori. Nel settore della gestione della catena di approvvigionamento, il 45,1% delle aziende ha affermato di investire in software di gestione del magazzino, con l'automazione come caratteristica fondamentale.
4. Crea avvisi e previsioni
Per prevenire l'interruzione della supply chain, è essenziale imparare a utilizzare i dati attuali e storici. Avere centinaia di migliaia di record su fornitori, ordini, consegne e date si traduce in un potente strumento che, se usato correttamente, può aiutare a prevedere il futuro e ridurre la probabilità di interruzioni nella collaborazione con i fornitori. Grazie ai dati, possiamo massimizzare la visibilità della ricerca, dell'inventario, della capacità, dell'offerta e delle finanze in tutto l'ecosistema. Per prima cosa, prendiamo i dati scambiati da EDI. Se aggiungiamo uno strumento di tracciamento dei dati, possiamo facilmente esaminare l'efficacia dei fornitori partner. Grazie alla possibilità di tracciare il flusso dei messaggi, è possibile stimare il tempo medio di spedizione, avere feedback sugli ordini sempre in tempo reale, capire con quale frequenza possono essere previsti ritardi, e ottenere informazioni sulla frequenza media di esaurimento di alcuni prodotti, o il tempo medio di preparazione e spedizione dell'ordine. Possedere questo tipo di conoscenza semplifica la "verifica" dei fornitori con cui lavoriamo e consente alle aziende di mantenere un elenco di fornitori di riserva se l'inventario non può essere consegnato dal partner commerciale principale. Opzioni simili sono offerte dalla gestione strategica dei fornitori, che crea una comunità di fornitori, tutti (in accordo con gli acquirenti) abilitati in termini di politica degli ordini e gestione del magazzino. Questo può identificare chiaramente i fornitori chiave e quelli con prestazioni inferiori.
Riepilogo: la tua supply chain ha bisogno dell'integrazione dei dati con i processi aziendali
Le interruzioni nella supply chain mostrano fino a che punto eventi imprevedibili possono distruggere l'ordine a cui siamo abituati. La mancata preparazione a tali scenari comporta costi aggiuntivi, ritardi nelle consegne, diminuzione dell'efficienza, scaffali vuoti nei supermercati, lunghi tempi di attesa per gli ordini. Per imparare dall’esperienza vissuta durante la pandemia e capire il potenziale della tecnologia che può aiutare a gestire i rischi, prevedere possibili interruzioni e attuare rapidamente un piano B, se necessario. Indipendentemente dalla soluzione scelta, è fondamentale iniziare a raccogliere ed elaborare dati e imparare a trarre conclusioni e prevedere il futuro sulla base di tali informazioni. L'integrazione dei dati con i processi aziendali mediante strumenti tecnologici dovrebbe essere l'obiettivo prioritario se un'azienda vuole operare ad alta velocità in tempi in cui non ci sono interruzioni, rimanere al sicuro di fronte a eventi imprevisti e persino prevedere determinate situazioni.
Date le condizioni difficili attuali e previste, le aziende devono dimostrare un reale senso di urgenza nell'identificare e affrontare le lacune evidenti e non evidenti nella loro supply chain.