Rinviata l'implementazione delle nuove regole per l'archiviazione dei documenti elettronici in Italia
A settembre 2020, l'Italian Digitization Agency (Agenzia per l'Italia Digitale-AGID) ha introdotto le nuove "Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici", la cui entrata in vigore era prevista per il 7 giugno 2021. Le nuove linee guida contengono un testo statico e sei allegati flessibili, più adattabili ai cambiamenti dinamici della tecnologia. In questo modo il governo italiano ha cercato di creare un quadro legislativo unico per l'emissione, il registro, la gestione e l'archiviazione dei documenti elettronici, comprese le fatture elettroniche.
Tuttavia, il 18 maggio 2021, l’AGID ha annunciato che il nuovo regolamento sugli e-document entrerà in vigore il 1° gennaio 2022. Inoltre, sono state introdotte modifiche alle linee guida nonché gli allegati 5 e 6 in materia di metadati e comunicazione tra AOO di documenti amministrativi registrati. Le linee guida aggiorneranno le regole tecniche del Codice dell'Amministrazione Digitale (DAC).
Le norme riguardano l'emissione e la conservazione delle fatture elettroniche e devono essere seguite dai contribuenti che conservano le fatture elettroniche secondo la legge italiana. Le nuove linee guida regolano ampiamente l'infrastruttura di archiviazione delle fatture elettroniche e il ruolo del Conservation Manager, che è responsabile della conservazione dei documenti elettronici. La normativa in questione prevede che questo particolare ruolo possa essere esternalizzato.
Secondo la legge italiana, i documenti elettronici sono validi solo se sono archiviati correttamente, ovvero conservati. Per preservare correttamente un documento elettronico, deve essere mappato su un "pacchetto di archivio", si crea un ID univoco, poi viene firmato e marcato con data e ora, il tutto prima che il documento elettronico venga archiviato. Inoltre, un revisore deve essere in grado di trovare e recuperare le fatture elettroniche utilizzando determinati metadati, come il tipo di documento o il codice fiscale.
A causa delle preoccupazioni mostrate dalle organizzazioni locali, l’AGID ha modificato i requisiti dei metadati. È stato predisposto un ampio elenco di campi di metadati da archiviare con fatture elettroniche e documenti elettronici in generale per garantire flessibilità e migliorare l'interoperabilità e la trasparenza. Le descrizioni di alcuni campi sono state corrette e sono stati aggiunti nuovi metadati.
In altre parole, le aziende sono tenute ad aggiornare le proprie procedure interne di archiviazione delle fatture elettroniche per garantire la conformità e l'interoperabilità nel processo di conservazione.